Czy faktura VAT musi być podpisana? Co na to przepisy?

Czy faktura VAT musi być podpisana? Co na to przepisy?

W dzisiejszym mocno scyfryzowanym świecie proces obrotu dokumentacją ewoluuje i kieruje się w stronę obiegu elektronicznego. Z jednej strony to pozytywny trend przyczyniający się do mniejszego zużycia surowców, ale czy jest to w pełni zgodne z obowiązującym prawem? Najpopularniejszy przykład, często stanowiący przedmiot burzliwych dyskusji – czy faktura VAT musi zostać podpisana? Sprawdzimy to i rozwiejemy wszelkie wątpliwości.

Faktura VAT – najważniejsze elementy

Faktura VAT to nic innego, jak dokument, który jest oficjalnym potwierdzeniem dokonanej transakcji, obejmującej wykonanie usługi lub sprzedaż towaru. Podmiotem zobowiązanym do wystawienia faktury jest firma lub przedsiębiorca, który zajmuje się sprzedażą danych towarów i usług. W dzisiejszych czasach wystawianie faktur jest niezwykle proste, a w procesie tym pomaga nam program do faktur, uwzględniający wszystkie najważniejsze składniki dokumentu. O czym mowa? Na fakturze muszą pojawić się takie informacje, jak:

  • numer faktury;
  • datę wystawienia dokumentu;
  • dane i adresy strony wystawiającej i strony odbierającej fakturę VAT;
  • szczegóły towaru lub usługi sprzedanej w ramach transakcji (nazwa, ilość, cena jednostkowa);
  • wartość wystawionej faktury pomniejszoną o potencjalne upusty lub obniżki;
  • stawka i wartość podatku.

Tak przygotowana faktura zostaje wysyłana do klienta, który otrzymuje potwierdzenie zrealizowanej transakcji kupna produktu lub usługi. Warto jednak pamiętać, że w zależności od specyfiki transakcji lub rodzaju prowadzonej działalności, liczba dodatkowych elementów załączanych na fakturze może wzrosnąć.

Podpis na fakturze VAT – czy jest konieczny? 

Wielokrotnie spotykamy się z wątpliwościami stron transakcji, które w dużej mierze skupiają się na podpisie na fakturze. Czy on faktycznie jest potrzebny? W jaki sposób wysłać fakturę elektronicznie, podpisując ją jednocześnie? Czy grozi nam coś za wystawienie faktury bez podpisu? 

Zgodnie z prawem, już od 2004 roku nie istnieje obowiązek podpisywania faktur VAT. Obowiązek ten został zniesiony w stosunku do obu stron transakcji – zarówno osoby wystawiającej i otrzymującej fakturę VAT. Zmiana prawa związana była z wejściem Polski do Unii Europejskiej i koniecznością uspójnienia przepisów wewnętrznych z przepisami ogólnoeuropejskimi. Jeśli zatem stosujemy w naszej firmie księgowość online i zastanawiamy się nad koniecznością dodatkowego opieczętowania i podpisania każdej faktury, uspokajamy – nie jest to konieczne już od ponad 20 lat

Podpis na fakturze VAT – dobre praktyki

Nic nie stoi na przeszkodzie ku temu, by faktycznie podpisać każdą fakturę VAT wystawioną kontrahentowi. Wprawdzie w normalnych warunkach nie taki dokument nie będzie różnił się pod względem zgodności z prawem od tego podpisanego, jednak istnieją pewne bardzo wąskie przypadki, w których podpisana faktura VAT będzie ważna.

Co to za przypadek? Sytuacja, w której obie strony transakcji wchodzą na drogę sądową. W przypadku sporu sądowego tradycyjna faktura, niezawierająca podpisu obu stron nie może być traktowana jako bezpośredni, bezsporny dowód. W takim wypadku sąd będzie kontynuować przewód, idąc tradycyjną ścieżką kompletowania dowodów i przesłuchiwania stron. Jeśli jednak faktura została podpisana przez obie strony, taki spór ma szansę zakończyć się znacznie szybciej. Jeśli więc obawiamy się współpracy z niepewnym kontrahentem, sprzedaż produktów i usług potwierdzona fakturą VAT podpisaną przez obie strony będzie stanowić dobrą praktykę zabezpieczającą. 

Jak szybko wystawić fakturę VAT? 

Jaki jest najłatwiejszy sposób na wystawienie faktury VAT? Bez względu na branżę, w której działamy i częstotliwość wystawianych faktur VAT, zdecydowanie warto rozważyć skorzystanie z nowoczesnego programu do faktur. To łatwy w obsłudze i intuicyjny program, który daje nam dostęp między innymi do takich funkcji, jak:

  • możliwość wystawiania wszystkich typów faktur;
  • tworzenie listy kontrahentów i autouzupełnianie ich danych;
  • profesjonalne szablony w różnych językach, uwzględniające dowolne waluty;
  • możliwość wysyłki wiadomości e-mail z fakturą lub wydrukowania dokumentu;
  • zaawansowany moduł zarządzania statusami faktur.

Stałe wykorzystywanie programu do faktur nie tylko ułatwi, ale także przyspieszy procesowanie żmudnych, acz niezbędnych procesów księgowych. Warto już teraz zapoznać się z nowoczesnym systemem i poznać wszystkie jego możliwości. 

Łukasz Nowak

Źródła:

  • https://ksiegowosc.infor.pl/podatki/vat/faktura/259388,Czy-prawidlowo-wystawiona-faktura-VAT-powinna-zawierac-podpis-wystawcy-i-jej-odbiorcy.html
  • https://www.podatki.biz/artykuly/8_11.htm

Podobne wpisy

2 komentarze

Możliwość komentowania została wyłączona.